Atualmente 25% do trabalho é realizado por equipas virtuais…brevemente, 1.3 biliões de pessoas trabalharão desta forma!

Fonte: Root5 Systemics Research

A rápida difusão de serviços e conhecimentos, caraterística do atual fenómeno da globalização, tem levado à reestruturação do trabalho das equipas. As ferramentas tradicionais, como telefone e fax, não descurando a sua utilidade em determinadas situações, têm sido ‘ofuscadas’ pelas novas tecnologias da informação. Videoconferências, mensagens de texto, redes de partilha, web sites, entre outras.

Por sua vez, estas novas formas de comunicar tornam possível a criação de redes de trabalho à distância. Indivíduos de diferentes partes do mundo unem-se virtualmente no alcance de objetivos comuns.

Apesar das suas vantagens ao nível da redução de custos e da flexibilidade emergem novos desafios na gestão destas equipas!

Para os gestores

É fundamental que os gestores estejam conscientes dos obstáculos associados a este tipo de equipas. Diferenças culturais, partilha de objetivos, problemas de comunicação e alcance de níveis de confiança entre os membros.

É indispensável explorar possíveis soluções ajustadas caso-a-caso, assim como reconhecer o efeito das influências culturais nos estilos de comunicação. Deve-se promover o respeito pela diferença dentro das equipas. Mais ainda, é recomendável considerar as diferenças de fuso horário e o seu impacto na qualidade de vida dos colaboradores.

Torna-se útil fornecer-lhes as táticas de que precisam para obterem sucesso numa rede de trabalho de equipas virtuais.

Os líderes

Destaca-se o papel dos líderes na motivação dos membros organizacionais, devendo estes fornecer-lhes o feedback verbal que lhes transmitam um sentimento de pertença e um clima de confiança. Finalmente, é urgente uma formação ‘à medida’ que permita aos colaboradores obter o know-how ajustado às especificidades do seu contexto de trabalho, nomeadamente no que diz respeito à tecnologia que será utilizada, ao estilo da tomada de decisão do grupo e às capacidades de negociação.

Estratégias

Será útil recorrer a estratégias como:

1. encontros anuais que ajudem os membros das equipas a conhecerem-se melhor, pessoal e profissionalmente, e a criarem uma visão partilhada;
2. reuniões virtuais regulares com a equipa através de videoconferências e/ou outros meios de comunicação semelhantes. Algo que permitirá perceber o que está a correr bem, ou não, e os possíveis reajustamentos necessários;
3. atividades de team building virtuais com resultados positivos comprovados (e.g., “Bingo Virtual”; criação conjunta de uma decoração própria para o desktop dos computadores das equipas, em alternativa à decoração do espaço físico existente nas organizações convencionais).
4. Pode ainda revelar-se benéfica a criação de um documento escrito que explicite as normas de comportamento a ter nos encontros virtuais, incluindo também orientações sobre quais os métodos de comunicação a usar em situações específicas.