Gestão do Tempo – A ferramenta da produtividade pessoal

Os dias podem ser iguais para um relógio, mas não para um homem.  Marcel Proust

Um dos grandes desafios com que nos deparamos diariamente é, sem dúvida, saber gerir o tempo. Entre as responsabilidades profissionais, as tarefas domésticas e a vida pessoal, a grande questão impera: afinal como podemos “esticar” as 24 horas diárias?

A rentabilização do tempo implica, em primeiro lugar, autodisciplina e organização pessoal. Assim, o primeiro passo a tomar consiste em definir objetivos e prioridades. Através de simples exercícios de introspeção e reflexão devemos traçar metas, sejam elas de cariz pessoal ou profissional, que incidam não só sobre o presente imediato como também a médio-longo prazo. Tal como preconizado por Bill Gates, antes de tentar arrumar o mundo, tente arrumar o seu próprio quarto”. Ou seja, acima de tudo, temos de saber onde estamos, para onde queremos ir e o que devemos fazer para conseguir lá chegar! Neste sentido, é indispensável diferenciar as tarefas importantes das urgentes, priorizando-as em função da sua respetiva categorização. Como? Imagine-se uma matriz que contemple as quatro possíveis combinações: atividades importantes e urgentes; atividades importantes mas não urgentes; atividades urgentes mas sem importância e atividades que não possuem urgência nem importância. Tendo em consideração que as tarefas importantes dizem respeito a tudo aquilo que esteja diretamente ligado aos objetivos fundamentais e prioritários e que as atividades urgentes são aquelas que por algum motivo não podem ser adiadas, onde colocaria cada uma das responsabilidades que “tem em mão”? O que pode/deve ser feito de modo a facilitar a concretização das mesmas?

De facto, é impossível controlarmos o tempo, parando-o em prol das nossas necessidades. Contudo, podemos gerir-nos a nós próprios de forma a otimizá-lo o máximo possível. Segundo Benjamin Franklin, “o tempo perdido nunca mais é recuperado”, pelo que importa identificar as principais causas e soluções para as perdas de tempo – os cronófagos. O que são e o que fazem? O cronófago é algo que nos impede de fazer as coisas mais importantes e de maior valor pessoal e profissional. Tratam-se de desperdiçadores de tempo, sem a respetiva contrapartida em termos de benefícios. Podem ter origem em nós próprios, como por exemplo a desorganização pessoal, incapacidade de dizer não, procrastinação, indecisão, deixar tarefas inacabadas, perfecionismo e resistência à mudança. Mas também podem ser barreiras administrativas e/ou ambientais, como por exemplo delegação ineficiente, falta de comunicação, interrupções pelo telefone, visitas ocasionais, reuniões mal organizadas, barulho ou distrações visuais.

Finalmente, é fundamental criar uma lista diária de tarefas e um plano mensal/anual, que será reorganizado de acordo com as situações emergentes e inesperadas. Podemos eventualmente dividi-los naquele que será o plano de trabalho, com os respetivos objetivos, resultados, atividades e prioridades; e o plano do tempo que contemple a estimativa de duração, horários e flexibilidade. De igual modo, é crucial saber delegar funções quando necessário e investir numa comunicação clara e eficaz que permita resolver os imprevistos mais facilmente.

Além do bem-estar evidenciado pelas boas práticas de gestão do tempo, os seus benefícios na vida organizacional são vários. Com mais tempo disponível sentimo-nos menos sobrecarregados e, por isso, mais motivados e envolvidos. Paralelamente, desenvolvemos respostas mais eficazes e atempadas aos imprevistos e, em vez de reagirmos à mudança, passamos a antecipá-la.

Share